登記識別情報とは?役割・必要性・紛失時の対応について

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登記識別情報とは

登記識別情報とは、不動産の権利者であることの証明手段として、登記名義人に発行・通知される12桁の符号です。名義変更に代表される権利の変更・移動に関する手続(登記)が完了したときに発行・通知され、買った不動産を別の人に売る場合など、次の登記の際に提供するよう求められます。

権利者による登記識別情報の提供は、不正やなりすましによる権利移動を防ぐ目的があります。情報提供をもって「不動産を所持する権利者本人の意思で譲渡や、その他の権利移動を行うもの」と証明でき、初めて手続の処理を進めてもらえるようになるのです。

【登記識別情報のイメージ】

※参照:新不動産登記法Q&A│法務省

登記識別情報と登記済証・権利証との違い

登記識別情報と登記済証・権利証との違い_イメージ

登記識別情報と登記済証(権利証)は、どちらも同じく不動産の権利者である旨を証明するための手段です。平成17年3月7日より前は登記済証が発行されていましたが、不動産登記法の改正により、登記済証に代えて登記識別情報が発行・通知されるようになりました。

なお、法改正前に発行されていた登記済証は有効です。前回の権利移動が完了した時期に応じて、登記済証もしくは登記識別情報を提供するものと考えると良いでしょう。

登記識別情報と登記済証の違いは、権利者の本人確認手段として認められる範囲にあります。登記済証はアナログ的で権利者としての証明は「書面そのもの」で行います。一方、登記識別情報はデジタル的な手段であり、書面ではなく「書面に記載された符号」が重要です。

登記識別情報と登記済証の違い

  • 登記識別情報(※):書面記載の「符号」で権利者の証明ができる
  • 登記済証:権利者の証明には「書面の原本」が必要

※登記識別情報の通知文書は、暗号化あるいは目隠しされた状態で管理されるのが一般的です。もし符号が見える状態になっていれば、そのメモを取って証明手段にすることも可能です。

    登記識別情報を必要とするケース・タイミング

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    主に登記識別情報を必要とするのは、所有権や抵当権に関する変更を登記によって完了させようとするケースです。タイミングとしては、不動産の名義変更手続にあたる「所有権移転登記」を申請するときや、債権回収のため競売にかける権利(抵当権)に関する登記を申請するときが挙げられます。

    上記以外にも求められる場面は多岐に渡ります。あわせて覚えておくとよいでしょう。

    登記識別情報が必要になる主なケース

    • 売買・相続による名義変更(所有権移転登記)
    • 住宅ローン完済により抵当権を消す(抵当権抹消登記)
    • 住宅ローンや不動産担保ローンを借り入れる(抵当権設定登記)

    上記以外で登記識別情報が必要になるその他のケース

    • 土地の合筆
    • 建物を合体または合併
    • 新築した建物の所有権保存
    • 質権や抵当権の順位変更
    • 仮登記の登記名義人が単独でする仮登記抹消

    ※上記はいずれも登記により行いますが、相続登記での手続では不要です。

    登記識別情報の保有者

    登記識別情報は、売主や被相続人など、現時点での不動産の所有者が保有しています。

    例として、不動産を売買する場合で考えてみましょう。この場合、売主から買主へと不動産の名義を変えるため、所有権移転登記の申請が必要です。申請にあたっては、現在の所有者である売主が登記識別情報を提供します。登記識別情報となる12桁の符号は、売主の手元で保管している通知書に記載があります。

    登記識別情報が通知されるタイミング

    登記識別情報が通知されるタイミング_イメージ

    不動産の権利者に登記識別情報が通知されるのは、名義変更などの権利に関する登記が完了したタイミングのみです。登記完了から通知されるまでの期間は、登記申請の方法にもよりますが、2週間程度が目安です。

    オンライン申請の場合は早く済むことが多く、早ければ登記完了後1週間後には登記識別情報がオンラインで届きます。具体的には、登記申請で使用した専用のシステム(登記・供託オンライン申請システム)に登記完了のお知らせが届く際に、一緒に登記識別情報の通知も届きます。

    なお、ここでの登記完了日とは、名義変更などに必要な申請書類を法務局に提出した日ではありません。提出した申請書類の審査を経て、登記の処理が完了した日を指します。予定の登記完了日は、登記申請のため書類を提出したときに「補正日」として知らされます。

    登記識別情報の通知方法・書式

    登記識別情報の通知方法や書式は、覚えておくと不動産の名義変更などの場面で役立ちます。

    以降で詳しく解説しますが、まずは簡単に次の3点を押さえましょう。

    • 登記識別情報は基本的に通知してもらえる
    • 書面申請では登記識別情報通知書は郵送される
    • オンライン申請では情報記載のPDFファイルが届く

    登記識別情報は基本的に通知してもらえる

    基本的に登記識別情報は不動産の権利者へ通知されます。登記申請書は「登記識別情報の通知を希望しない」ことを伝える項目が設けられています。該当欄にチェックを入れなければ、自動的に通知の希望がある申請として扱われ、登記完了時に送付の処理が始まります。もし不要な場合はチェックを入れておきましょう。

    書面申請では登記識別情報通知書は郵送される

    権利に関する登記を書面で申請した場合は、登記識別情報通知書が申請人もしくは代理人に郵送で届きます。送付方法は、通知書の機密性を保つ目的で、宛先が個人名であれば本人限定受取郵便、法人であれば配達記録付きの書留郵便となります。

    届いた通知書の中身を確認すると、情報記載部分に目隠しシールが貼られています。シールは一度剥がすと貼り直せず、誰かが勝手に剥がせばわかるようになっています。

    【登記識別情報通知の見本】

    ※引用:登記識別情報通知│法務省

    なお、通知書の送料は申請人負担です。負担すべき送料は、通常の郵便切手代に一般書留の加算料金を加え、本人限定受取郵便の場合はさらに210円を加算した額です。費用の納付は、登記申請のときに行います。

    オンライン申請では情報記載のPDFファイルが届く

    オンライン申請では情報記載のPDFファイルが届く_イメージ

    権利に関する登記を「登記・供託オンライン申請システム」で申請した場合は、同じシステム上に登記識別情報が記載されたPDFファイルが届きます。

    届いたPDFファイルは、システムのログイン情報(利用するために最低限必要なIDとパスワード)だけでは開けません。システムのログイン情報とは別に、登記申請時に申請人自身で作ったパスワードを使い、暗号化を解除する必要があります。

    登記識別情報の通知をオンラインで受け取る方法は、システムの操作マニュアルを読むか、オンライン申請に対応している司法書士事務所に相談すると良いでしょう。

    自力での操作に自信がない場合は、あらかじめ希望すれば書面申請と同じように登記識別情報通知書を郵送してもらうことも可能です。ただし、送料負担がある点には注意しましょう。

    登記識別情報を紛失した場合の代替手段

    登記識別情報が必要なタイミングになって紛失に気付くケースは、そう珍しくありません。もしもの場合は、登記識別情報の「事前通知制度」と呼ばれる代わりの手段があります。必要な手続(登記申請)を司法書士に委託するつもりであれば、依頼人に運転免許証などの本人確認書類を提示するだけで済みます。

    以降では、登記識別情報を失くした状態での所有権移転登記・抵当権抹消登記を想定して、下記3つの方法と制度内容について解説します。

    1. 事前通知制度
    2. 資格者代理人による本人確認制度
    3. 公証人による本人確認制度

    事前通知制度

    事前通知制度を利用する_イメージ

    事前通知制度とは、正当な理由があって登記識別情報または登記済証を提供できない場合に、登記官から登記義務者に対して書面で確認を取る方法です。ここでの登記義務者とは、売主や住宅ローンを契約した金融機関など、不動産の権利者を指します。

    事前通知制度の内容をごく簡単に説明するなら、登記官から権利者への郵送連絡と、その回答によって「権利者本人の意思で申請されている」と確認する手続です。制度利用の全体の流れは、次のようになります。

    Step1.書面送付による事前通知

    登記申請後、不動産の権利を有する人に対し、本人限定受取郵便(法人の主たる事務所宛であれば書留郵便)が送られます。手紙には、対象の不動産の情報に添えて、登記申請について目的・受付番号・登記原因・申請人・通知番号が記載されています。

    Step2.書面返送による申し出(期限あり)

    不動産の権利を有する登記義務者は、受け取った書面の内容が権利者自身の意思で行った申請であるか確認し、問題なければ署名・押印して返送します。書面返送による権利者本人である旨の申出期限は、通知発送日から2週間以内(外国に住んでいる人は4週間以内)です。押印に用いる印鑑は、必ず登記申請書または委任状に用いた印鑑と同一のものでなければなりません。

    オンライン申請の場合は、事前通知の内容を通知番号を用いて確認したあと、電子署名を行い登記所に送信します。

    Step3.申出書の確認

    Step2の期限内に通知書返送が完了すれば、登記の処理が進みます。申出期限は厳格に決められており、住所相違などで通知書が届かず再発送となった場合も、延長は認められません。期限内に申し出がなければ、申請は却下されてしまいます。

    資格者代理人による本人確認制度

    資格者代理人による本人確認制度_イメージ

    登記識別情報や事前通知制度に代えて、登記申請を代行する権限のある資格者代理人により本人確認情報を提供することも可能です。これを「資格者代理人による本人確認制度」と呼びます。ここでの資格者とは、司法書士や土地家屋調査士などを指します。

    資格者代理人による本人確認制度では、登記申請を代行する有資格者が、不動産の権利者(依頼人)の本人確認を行います。問題なければ、有資格者の証明を添えて登記官に提出し、相当と認めてもらえた場合に、申請の処理を進めてもらえます。

    なお、司法書士などによる本人確認では、不動産の権利者が持っている次のような書類の提示、またはコピーの作成が必要です。

    1点で本人確認できる書類(1号書類)

    • 運転免許証・運転経歴証明書
    • 住基カード
    • パスポート
    • 外国人登録証明書

    いずれか2点以上で本人確認できる書類(2号書類)

    • 国民健康保険証の被保険者証
    • 国家公務員共済組合などの組合員証・加入者証
    • 国民年金手帳
    • 児童扶養手当証書・特別児童扶養手当証書
    • 母子健康手帳・身体障害者手帳などの手帳

    1号書類や複数の2号書類を用意することが難しい場合でも、本人確認は可能です。当てはまる場合は、2号書類のうちいずれか1点と、官公庁から発行・発給された書類、その他これに準ずる書類で氏名・住所・生年月日の記載があるもの(3号書類)を用意します。

    公証人による本人確認制度

    司法書士などの資格者代理人ではなく、公証人による本人確認で、登記識別情報の提供および事前通知制度の利用に代えることも可能です。

    具体的な方法は、資格者代理人による本人確認制度と大きな違いはありません。運転免許証あるいは印鑑と印鑑登録証明書を公証人に提示し、申請書にその旨を含んだ認証文を付してもらうことで、相当と認められた場合に申請の処理が進みます。

    もっとも、公証人による本人確認制度はあまり利用されません。公証役場の予約など手間をかけた分のサポートが得られないなど、不便な点があるためです。

    不動産の登記識別情報に関するよくある質問

    不動産の登記識別情報に関するよくある質問_イメージ

    不動産の権利者としての証明である登記識別情報を受け取った後は、紛失や漏洩がないよう厳重に保管しましょう。相続や売買などによって権利を得た不動産の将来、具体的には「さらに別の人に売却する」「資金調達の担保にする」などの手続を行うときのための備えです。

    以降では、登記識別情報の取扱いに関するよくある質問を解説します。

    受け取った登記識別情報の保管方法は?

    登記識別情報の管理では、自分しか手に取れない場所を選ぶこと、管理場所に他人が来ても簡単に知られないようにすることが重要です。一方で、保管場所があまりにもわかりにくいと逆に紛失リスクが懸念される点や、将来的には代理人や相続人の手に委ねることになる点にも留意しましょう。

    上記を踏まえて管理のポイントをまとめると、次のようになります。

    • 登記識別情報通知書の目隠しシールははがさない
    • 金庫や重要書類ボックスなど、鍵のかかる場所で保管する
    • 権利者の身に何かあったときに備え、エンディングノートなどで登記識別情報の場所がわかるようにしておく

    通知書記載の登記識別情報が読み取れないときは?

    通知書記載の登記識別情報が読み取れないときは?_イメージ

    郵送で届いた登記識別情報通知書に記載の符号が読み取れない場合は、例外的に通知書の再発行を申請できます。再発行が認められるのは、基本的に「目隠しシールをはがすときに失敗して符号が欠けてしまった」場合のみです。

    注意したいのは、上記理由による通知書再発行の申請方法です。登記所への郵送もしくは窓口でしか受け付けておらず、オンライン申請は非対応とされています。

    再発行の書類も、しっかり確認するようにしましょう。基本的には「運転免許証などの本人確認書類」と「符号が読み取れなくなった登記識別情報通知書の原本」が必要です。相続人など不動産の権利を承継する人が申請する際は、これらに加えて戸籍謄本などの承継を証明できる書類が求められます。

    本人になりすまして登記申請があった場合はどうなる?

    万が一、登記識別情報が盗まれたり流出した場合でも、何者かに勝手に権利を移動される可能性は小さいと考えられます。不動産の名義変更やその他の権利の移動は、登記識別情報だけでなく、実印とその印鑑登録証明書も必要になるからです。後者の管理がしっかりできていれば、勝手に所有権を移されることは理論上あり得ません。

    加えて、登記官が怪しいと感じた申請については、本人に出頭を求めて対面で運転免許証などの提示をさせるしくみがあります。出頭に応じられなかったり、本人確認書類を持っていなかったりするようなら、申請の処理は却下されます。

    代替も可能だが、登記識別情報は大切に保管しましょう

    登記識別情報とは、不動産の権利者である旨を証明する12桁の符号です。売買に伴う名義変更など、権利に関する登記を申請する際は「その申請が権利者本人の意思に基づくものである」と証するため、登記識別情報の提供が求められます。

    もっとも、登記識別情報がなくても「事前通知制度」や「資格者代理人による本人確認制度」を代替手段として、目的の手続を進めることは可能です。目的の手続が終わって発行された情報が通知されたときは、紛失・漏洩がないよう大切に保管しましょう。

    記事の監修者

    司法書士法人さくら事務所 坂本孝文

    司法書士法人さくら事務所
    代表司法書士 坂本 孝文

    昭和55年7月6日静岡県浜松市生まれ。大学から上京し、法政大学の法学部へ進学。
    平成18年に司法書士試験に合格。その後、司法書士事務所(法人)に入り債務整理業務を中心に取り扱う。
    平成29年に司法書士法人さくら事務所を立ち上げ、相続手続や不動産登記、債務整理業務を手がける。

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