相続登記などに必要な登記事項証明情報の取得方法

登記事項証明書とは

登記事項証明書とは、土地や建物などの所有者や不動産の所在、地番・家屋番号、面積などの不動産の情報が記載された書類のことです。登記事項証明書は、不動産の現況を示す表題部と不動産の権利関係を示す権利部にわかれて記載されています。

登記事項証明書は誰でも取得できるようになっており、他人が所有している物件の情報も登記事項証明書で確認できます。

登記事項証明書と登記簿謄本の違い

登記簿謄本とは、法務局で管理されている登記簿を謄写した証明書のことです。登記簿が電子化される以前は、紙媒体で記録された登記簿を謄写することで登記簿謄本を作成していましたが、2008年からは登記記録がデータ化され、データの内容を証明した登記事項証明書が発行されるようになりました。それに伴い、登記簿謄本から登記事項証明書に名称も変更されたという経緯があります。

電子化する以前の登記簿は現在でも紙媒体で原本が保存されているため、登記事項証明書ではなく登記簿謄本を発行することになります。

登記事項証明書が必要になる場面

登記事項証明書が必要となる場面はいくつかありますが、ここでは具体的な事例を5つ紹介し、使い方についても解説します。

相続登記・遺産分割協議

相続登記をする際は、登記申請書や遺産分割協議書に正確な不動産の表示を記載する必要があるため、登記事項証明書を取得して正しい不動産の情報を確認します。

なお、登記事項証明書は相続登記手続に提出する書類ではないため、必要な情報を申請書に記載すれば手続の際に持ち込む必要はありません。

不動産を売却するとき

不動産を売却する際、相手方に対して登記事項証明書を提示する必要があります。また、自分でも登記事項証明書の内容を確認し、売却するうえで問題がないかどうかをチェックしておくとよいでしょう。

所有者が間違いなく自分になっているか、相続登記は行われているか、抵当権抹消登記がされているか、印鑑登録証明書の住所と登記事項証明書の所有者の住所が同じかなどを確認しておくと、売却手続がスムーズに進められます。

不動産会社に仲介依頼している場合、不動産会社が登記事項証明書を用意する場合もあるので、事前に相談しておくのがおすすめです。

住宅ローンを利用するとき

金融機関はローンの担保として不動産に抵当権を設定する際、不動産の価値を調べるために登記事項証明書を必要とします。そのため、住宅ローンを利用する際、金融機関から登記事項証明書の提出を求められる場合があります。

ただし、金融機関が登記事項証明書を取得するケースもあるため、提出が不要なケースもあります。

住宅ローン控除の申請を行うとき

住宅ローン控除は、住宅ローンを利用して住まいを購入した際、一定の要件を満たすことで税金の控除が受けられる制度です。住宅ローン控除を利用する場合、確定申告で申請手続を行いますが、その際に登記事項証明書を提出する必要があります。

住宅ローン控除で必要なのは、戸建てなら「全部事項証明書」、マンションなら「一部事項証明書」です。過去の権利関係に関する情報が必要な場合もあるため、現在事項証明書ではなく全部事項証明書や一部事項証明書を提出するのが一般的でしょう。

購入を検討している不動産の情報をチェックしたいとき

購入を検討している不動産についても、過去の所有者や担保権などの権利関係を確認したい場合は、登記事項証明書を取得しておくとよいでしょう。

全部事項証明書なら過去の用途や権利関係がわかるため、全部事項証明書を取得したうえで内容を詳しく確認しておくのがおすすめです。

記載項目

表題部

表題部には、登記記録のうち物件そのものの現在の状態が記載されています。土地の場合は不動産番号、所在、地目、地積（面積）などが記載されており、建物の場合は所在地、家屋番号、種類、構造、床面積、所有者などが記載されます。

権利部（甲区）

権利部は甲区と乙区にわかれており、甲区には所有権の移転や差し押さえなどの所有権に関する情報が記載されています。甲区をみることにより、所有者がどのように移り変わったのかを把握できます。

権利部（乙区）

乙区には所有権以外の権利に関する情報が記載されています。所有権以外の権利とはたとえば抵当権であり、住宅ローンを組む際に金融機関による抵当権が設定されると乙区にその旨が記載されます。ほかにも地上権や賃借権に関する情報などが、乙区に記載されます。

共同担保目録

共同担保とは、複数の不動産に対して1つの担保権を設定することであり、それらの情報を記載したのが共同担保目録です。たとえば、住宅ローンにおいて土地と建物をセットで共同担保を設定することがありますが、その場合、共同担保目録には土地と建物それぞれに関する情報が記載されます。

証明書の種類

登記事項証明書には以下のような種類があります。

以下ではそれぞれの内容や使用用途などについて解説します。

全部事項証明書

全部事項証明書は、不動産に関する過去から現在まですべての内容が記載された書類です。全部事項証明書には、所有権の移転や抵当権設定、抹消など、これまでに行われた登記事項のすべてが記録されています。

物件に関する登記記録は全部事項証明書に不足なく記載されているので、登記事項証明書の提出を求められたときには、全部事項証明書を用意しておけば問題ありません。

現在事項証明書

現在事項証明書は、現在有効な登記事項のみが記載された証明書です。全部事項証明書は過去から現在までのすべての記録が記載されていますが、現在事項証明書には過去の内容は記載されていません。

たとえば、住宅ローンを組む際に金融機関が抵当権を設定すると、登記にもその旨が記録されます。しかし、ローンを完済して抵当権抹消登記を行えば、現在事項証明書の乙区には抵当権に関する記載はなくなり、過去の差し押さえなどの事実も記載されません。

現在事項証明書は、不動産について現在の権利状態だけを証明すればよい場合に使用され、たとえば税務署や銀行へ提出する際に一般の方が登記事項証明書を取得する場合、現在事項証明書で事足りる場合も多いでしょう。

ほかにも、過去に差し押えを受けたが現在は抹消されているといった経緯を知られたくない場合などにも、役に立ちます。

一部事項証明書

一部事項証明書とは、登記記録の1部のみを抜き出した証明書のことです。

前述のとおり、基本的には何かの手続の際には全部事項証明書を取得すれば問題ありませんが、全部事項証明書は情報量が多過ぎて読み取りが難しいようなケースもあります。たとえば、分譲マンションのような集合住宅の場合、登記事項が膨大であるため全部事項証明書が100ページを超えてしまうようなことも少なくありません。

このような場合、一部事項証明書を取得して必要な情報のみを抜き出すことで確認作業が容易になります。

閉鎖事項証明書

閉鎖事項証明書は、閉鎖された登記記録が記載された書類です。たとえば、合筆を行って複数の土地が1つにまとめられた場合、閉鎖事項証明書を取得することで合筆前の土地の状態を確認できます。

また、住宅用の土地を購入する場合、土壌汚染がある土地や産廃場などの跡地、そして地盤の弱い畑や沼地などではなかったかを確認する際も、閉鎖事項証明書が役に立つ場合があります。

通常の登記事項証明書ではこのような情報は確認できませんが、閉鎖事項証明書を取得すれば過去の土地に関する情報を取得できます。

登記事項要約書

登記事項要約書は、現在事項証明書と同じく現在効力のある事項だけが記載されているものですが、認証文や作成年月日などは記載されておらず、証明書としての効力がないことがほかとは異なる点です。

全部事項証明書よりも交付手数料が安く450円で取得できるので、閲覧のみを目的としている場合はこちらを利用するのが便利といえます。

取得方法

窓口

法務局の窓口で申請書を提出して請求します。申請書を提出する際は、手数料として1通につき600円分の収入印紙を貼り付けます。また、法務局の窓口の業務取扱時間は平日8時30分から17時15分までなので、窓口で申請する場合にはこの時間に法務局で手続をしなければなりません。

発行までにかかる時間はおおよそ10〜15分程度ですが、混雑状況などによっては前後する場合もあるでしょう。郵送やオンラインと比べ、窓口申請は登記事項証明書の取得にかかる時間が短いので、すぐに取得したい場合には窓口での申請がおすすめです。

郵送

管轄法務局宛に以下の書類を郵送することで、登記事項証明書を郵送してもらえます。

申請書は法務局公式サイトからダウンロードできるので、必要事項を記入したうえで郵送しましょう。郵送であれば法務局の窓口へ出向く必要がないため、平日の日中に時間がとれない人でも登記事項証明書を取得できます。ただし、返送にはおおよそ1週間程度かかるので、すぐに手元に届かない点はデメリットといえます。

※参照：不動産登記の申請書様式について│法務局

オンライン

オンラインで手続を行い、郵送で登記事項証明書を受け取る方法です。オンライン申請は平日の午前8時30分から午後9時まで請求可能であり、自宅や会社から手軽に手続できるのがメリットでしょう。

また、手数料は500円（最寄りの登記所・法務局で証明書を受け取る場合は480円）と窓口申請よりも安く、手数料はインターネットバンキングで電子納付できるため収入印紙を用意する必要もありません。オンライン申請については、法務省公式サイトで確認できます。

※参照：登記事項証明書等の請求にはオンラインでの手続が便利です│法務局

登記事項証明書の取得や登記手続は司法書士にお任せ

登記事項証明書が必要な場面は、不動産の購入・売却時や住宅ローンなど意外と多いため、取得方法や種類について理解しておくとスムーズに手続が進められます。必要となったときに慌てて用意しようとしても、窓口申請時間に合わなかったり郵送では間に合わなかったりする可能性があるので、早めに準備しておくことが重要です。

司法書士に依頼すれば、登記事項証明書の取得から相続登記手続まですべて依頼できるので、手続をスムーズかつ確実に行うためには、ぜひ司法書士への依頼もご検討ください。